Vorarchivische Beratung

Ordnungsgemässe Aktenführung und fachgerechte Organisation der Geschäftsablage gehören in die Verantwortung der einzelnen universitären Behörden. Das UZH Archiv unterstützt diese bei allgemeinen Fragen zur Ordnung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, unabhängig davon, ob die massgebende Geschäftsablage auf Papier oder elektronisch geführt wird.

Beratung

Um den Aufwand für zukünftige elektronische Aktenübernahmen gering zu halten, wird das UZH Archiv mit Vorteil in Projekte zur Einführung von elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen einbezogen. Es steht bei Records Management-Projekten beratend zur Seite und lässt universitäre Organisationseinheiten an bereits gemachten Erfahrungen teilhaben. Kern einer jeden geordneten Geschäftsablage, ob auf Papier oder elektronisch, ist ein durchdachtes und auf die betreffende Organisationseinheit zugeschnittenes Ordnungssystem. Das UZH Archiv unterstützt die universitären Behörden bei der Erstellung von entsprechenden Registratur- oder Aktenplänen. Nur eine geordnete Geschäftsablage mit guten Findmitteln (wie bspw. einem Register oder einer Geschäftskontrolle) garantieren den Zugriff auf gesuchte Informationen innert nützlicher Frist. Sie erleichtert die Aufgabenerfüllung der universitären Organisationseinheit wie die spätere Archivierung. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Merkblatt Aktenführung.

Gemäss § 14 Abs. 4 IDG respektiv § 6 IDV haben universitäre Organe ein Verzeichnis über ihre Informationsbestände zu führen. Darin sind Geschäfte mit Personendaten zu kennzeichnen.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, wenn Sie unsere vorarchivische Beratung wünschen..

Kontakt

Merkblatt Aktenführung (PDF, 256 KB)