Vorarchivische Beratung

Eine gute Informationsverwaltung mit klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten unterstützt jede Organisationseinheit im geschäftlichen Alltag. Die Wiederauffindbarkeit sowie Nachvollziehbarkeit der Unterlagen ist gegeben und die Mitarbeitenden finden sich schneller zurecht. Ausserdem können die gesetzlichen Vorgaben besser eingehalten werden. In diesem Zusammenhang relevant sind insbesondere die Verordnung über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) und die Vorschrift über das Verzeichnis der Datenbestände gemäss § 14 Abs. 4 IDG respektive § 6 IDV.

Das UZH Archiv unterstützt die universitären Organe bei allgemeinen Fragen zur Informationsverwaltung über den ganzen Lebenszyklus der Unterlagen hinweg.

Unser Beratungsangebot umfasst unter anderem nachstehende Leistungen:

• Beantwortung konkreter Fragen
• Mithilfe oder Leitung von Workshops
• Projektbegleitung
• Durchführung von Weiterbildungen
• Vermittlung von Good Practices oder Vernetzung mit anderen Verwaltungseinheiten
• Abgabe einer Zweitmeinung/Sounding Board

In einem ersten Schritt werden meistens folgende Themen behandelt:

In einem zweiten Schritt können dann konkrete Unterstützungsangebote folgen wie:

Erarbeitung Ablagestruktur

• Leitung und Durchführung von Workshops zur Erarbeitung einer Basisstruktur
• Befähigung zur selbstständigen Weiterarbeit
• Qualitätskontrolle der fertiggestellten Ablagestruktur

Auswahl Systemumgebung

• Aufzeigen von Vor- und Nachteilen einzelner Systeme betreffend Informationsverwaltung
• Vernetzung mit anderen Abteilungen, Vermittlung von Erfahrungen und Good Practices

Beratung Umsetzung Lebenszyklusmodell

• Tipps zur effizienten Datenmigration
• Inputs zur Trennung von laufender und ruhender Ablage

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns, wenn Sie unsere vorarchivische Beratung wünschen.