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Die Stammdaten von Studierenden werden seit der Gründung der Universität erfasst. Traditionell wurden alle immatrikulierten Studierenden handschriftlich auf einer Zeile im Matrikelbuch eingetragen, das bis zum Jahr 1973 geführt wurde. Dazu gab es Immatrikulationsbögen, die für die Anmeldung von allen Studierenden einzeln ausgefüllt werden mussten. Diese Stammdatenblätter sind bis heute im Einsatz. Anhand dieser Quellen erfasste der ehemalige Staatsarchivar Ulrich Helfenstein (1925–2006) anlässlich des 150. Jubiläums der Universität Zürich alle immatrikulierten Studierenden der Universität Zürich 1833–1924 in einer Datenbank und versah sie mit biografischen Anreicherungen. Seit 2003 ist die Matrikeledition online zugänglich.
In der öffentlichen Verwaltung galt das gebundene Buch noch lange als Fundament einer gesicherten Arbeitsweise. Vor der Rationalisierungswelle der 1920er Jahre, die nicht nur Fabrik- sondern auch Büroarbeit im Blick hatte, waren Karteien in der Schweiz nur vereinzelt im Einsatz. Je umfangreicher aber die Verwaltungen und ihre Aufgaben wurden, umso mehr entwickelte sie sich von der buch- zur karteibasierten Administration. So war es auch im Fall der Universität Zürich. Die Zahl der Studierenden hatte sich hier seit der Jahrhundertwende mehr als verdoppelt. 1900/01 waren 695 Personen eingeschrieben, 1912/13 bereits 1480. Es ist zu vermuten, dass die genannte verwaltungstechnische Innovation an der Universität direkt auf diese Entwicklung zurückzuführen ist.
Um 1913 führte die Kanzlei daher zusätzlich zum Matrikelbuch eine alphabetische Studierendenkartei ein. Das Prinzip der aus losen Elementen bestehenden Kartei hatte nun den entscheidenden Vorteil, dass an jeder Stelle ohne weiteres neue Karten in beliebiger Anzahl eingeführt werden konnten. Zudem konnten einzelne Karten auch einfach umsortiert und «totes Material» ausgesondert werden. Pro Studierende wurde eine Karte erstellt, auf der alle Mutationen festgehalten wurden. Jedes Semester, in dem der oder die Studierende immatrikuliert war, wurde zuerst von Hand und später mittels Stempel eingetragen. Auf den einzelnen mit einem strukturierenden Vordruck versehenen Karteikarten wurden jeweils die folgenden Daten aufgenommen (und gegebenenfalls nachgeführt):
Die Handkartei wurde an der Universität bis 1982 aktiv bewirtschaftet. Eine retrospektive Digitalisierung der auf den alten Karten analog vorliegenden Daten wurde damals nicht vorgenommen. So blieb der etwa 65'000 Karten umfassende Apparat bestehen und steht bis heute der Kanzlei für besondere Abklärungen zur Verfügung.
Die erste elektronische Verarbeitung der Studierendendaten wurde mittels Lochkarten realisiert, vermutlich ab Ende der 1960er Jahre oder in den 1970er Jahren. Im Jahresbericht 1968/69 heisst es lediglich, dass endlich in Anwesenheit von Vertretern des Institutes für Operations Research und elektronische Datenverarbeitung eine eingehende Diskussion über die Möglichkeiten des weiteren Einsatzes des Computers für die Belange der Universitätsverwaltung durchgeführt wurde. Auf den Lochkarten wurden nur noch die Stammdaten und das immatrikulierte Semester festgehalten. 1982 wurde schliesslich auf Dialogverarbeitung umgestellt. Bei diesem System handelte es sich um den PDP-11/34 von Digital Equipments Corporation, der nach und nach von Nachfolgesystemen abgelöst wurde. Es mussten etwa 45'000 Studierende vom Lochkartensystem migriert werden. Im Jahresbericht 1982/83 wird darüber informiert, dass die Universitätskanzlei zur Erledigung ihres Tagesgeschäfts nun mit Bildschirmen und einem Drucker zum direkten Ausdruck von Studienbescheinigungen ausgerüstet war. Als letztes Computersystem jener Generation war an der UZH MicroVAX im Einsatz.
VAX wurde zeitgleich mit der Verselbständigung und einhergehenden Reorganisation der Universität abgelöst, als die UZH 1998 flächendeckend Module von SAP für die Verwaltung von Finanz- und Personaldaten einführte. Parallel dazu wurde die schrittweise Migration auf selbst entwickelte SAP-Anwendungen vorbereitet. Darunter auch die Studierendenverwaltung «STU», die ebenfalls ab 1998 eingesetzt wurde. Damals wurde der gesamte Datenbestand von rund 80'000 Studierenden übernommen. Viele der älteren Daten waren allerdings lückenhaft. In der Zwischenzeit hatte SAP für Universitäten die Branchenlösung «Campus Management» zu entwickeln begonnen. Aus strategischen Überlegungen wurde 2003 entschieden, die Eigenentwicklung zu Gunsten des SAP-Produkts aufzugeben. Das letzte auf der Eigenentwicklung administrierte Semester war das Sommersemester 2005. Es wurden wiederum sämtliche Daten in SAP CM migriert. Die bis heute verwendete Lösung hat sich bewährt und vereint sämtliche Studierendendaten, von der Immatrikulation über die Modulbuchung bis hin zum universitären Abschluss.
E-Mail von Ralph Alder (ZI), Chronologie zur elektronischen Matrikelerfassung von Hans-Peter Lüscher
Messner, Philipp: Die historische Handkartei der Universitätskanzlei (Vitrinebeitrag UZH Archiv)
Competence Center SAP - Ein System für die ganze Uni, UZH News vom 18.10.2004
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