Überlieferungsbildung

Anbietungspflicht

Die universitären Behörden sind durch das kantonale Archivgesetz und die Archivverordnung anbietungspflichtig, d.h. sie müssen sämtliche Unterlagen dem UZH Archiv zur Übernahme anbieten, sobald sie diese nicht mehr benötigen. In der Regel erfolgen Aktenangebote periodisch.

Aktenbewertung

Auf ein Aktenangebot, das Informationen zum Umfang der Akten, zur aktenproduzierenden Stelle, zur Entstehungs- und Verwendungszeit, zum Ordnungssystem und zu vorhandenen Findmitteln wie Register oder Geschäftskontrollen enthält, folgt die Bewertung durch das UZH Archiv. Im Bewertungsprozess bestimmt das UZH Archiv unter Mithilfe der aktenanbietenden Stelle die Archivwürdigkeit der Akten (vgl. Archivverordnung § 6 i.V.m. Archivverordnung § 3) und wählt die dauerhaft überlieferungswürdigen Unterlagen aus.

Ablieferungsvereinbarung

Das UZH Archiv arbeitet eine Ablieferungsvereinbarung aus, welche die begründeten Bewertungsentscheide enthält und die Modalitäten für die Aktenablieferung an UZH Archiv beinhaltet. In der Ablieferungsvereinbarung aufgeführte Unterlagen, die nicht als archivwürdig beurteilt werden, können von der aktenproduzierenden Stelle selber entsorgt werden.
In einer Ablieferungsvereinbarung kann im Sinne einer prospektiven Bewertung auch festgehalten werden, in welchem Zeitabstand die Ablieferung bestimmter Aktenserien künftig erfolgen soll oder welche Akten dem UZH Archiv gar nicht mehr angeboten werden müssen.

Ablieferungspflicht

Für Amtsdruckschriften ist im Gesetz eine Ablieferungspflicht verankert (vgl. Archivverordnung § 10a). Als Amtsdruckschriften gelten einmalig oder periodisch erscheinende Publikationen, die im Auftrag oder unter Mitwirkung von universitären Organen erstellt, herausgegeben oder finanziert werden und die entweder für die Öffentlichkeit bestimmt oder einem grösseren Empfängerkreis zugänglich sind. Hierzu gehören öffentlich zugängliche Druckschriften wie bspw. universitäre Periodika, Vorlesungsverzeichnisse oder auch Jahresberichte, aber auch Handbücher und Dienstanweisungen, Kommissions- und Expertenberichte, Gutachten und Studien etc., sofern sie bereichsübergreifend oder für mindestens 50 Personen verbindlich sind. Von jeder Amtsdruckschrift ist unmittelbar nach deren Fertigstellung dem UZH Archiv jeweils ein Exemplar zuzustellen.

Ergänzung durch private Bestände

Auch universitäre Vereine und Professorinnen und Professoren sind eingeladen, ihre Archive dem UZH Archiv zur Übernahme anzubieten. Auf entsprechende Angebote erfolgt ebenfalls eine Aktenbewertung. Bei der Übernahme von privaten Vor- und Nachlässen wird eine Schenkungserklärung benötigt, in der die Eigentumsverhältnisse geregelt, eine finanzielle Beteiligung der Donatoren am Erschliessungaufwand oder auch besondere Zugangsbestimmungen festgelegt werden können.